Ciężko wyobrazić sobie życie bez telefonu. Obecnie ma go prawie każdy, a zasady, które odnoszą się do używania tego gadżetu warto czasem przypomnieć, bo wbrew pozorom niektóre rzeczy nie są wcale takie oczywiste.
Kiedy wypada dzwonić?
Po pierwsze: w jakich godzinach wypada dzwonić? Telefony służbowe wykonujemy pomiędzy 9:00 a 18:00 (chyba, że wiemy, że godziny pracy rozmówcy są inne). Czas na prywatne rozmowy jest pomiędzy godziną 9:00 a 22:00. Oczywiście, jeśli ustaliliśmy z kimś inne godziny, te zasady przestają obowiązywać.
Rozpoczynanie rozmowy
Rozmowę zaczynamy od przedstawienia się. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach zawodowych, gdy telefon jest przyporządkowany do konkretnego stanowiska, a nie osoby. Niemniej, zawszę dobrze przedstawić się na samym początku, jeśli nie znamy osoby, do której dzwonimy podajmy też swoje stanowisko oraz firmę.
Gdy już przedstawimy się, grzeczność i kultura wymaga, aby zapytać rozmówcę czy w danej chwili może rozmawiać. Różne osoby mają różny system pracy, niektórzy po prostu nie odbierają, gdy są zajęci, inni odbierają, więc to pytanie jest niezwykle istotne.
Jeśli to do Ciebie dzwoni telefon i nie możesz rozmawiać, odbierz telefon i po przedstawieniu się poinformuj rozmówcę, że nie możesz rozmawiać, i że oddzwonisz. Dobrze jest od razu powiedzieć kiedy i zapytać czy ta godzina rozmowy odpowiada drugiej osobie.
Jeśli to Ty dzwonisz i ktoś nie odbiera, nie czekaj w nieskończoność, widocznie ta osoba nie może odebrać. Nie bądź natarczywy.
Abonent jest w tej chwili niedostępny
Połączenie może zostać zerwane przez różne czynniki: znalezienie się poza zasięgiem sieci, wyładowanie baterii w telefonie, czy też przez zwyczajny przypadek. Jeśli utraciliśmy połączenie to osoba, która je zainicjowała, dzwoni po raz kolejny. Najczęściej w takiej sytuacji, obie osoby zaczynają do siebie dzwonić, przez co połączenie się blokuje i nie możemy uzyskać połączenia.
Telefoniczne faux pas
Jakie są nasze telefonicznie nietakty? Najbardziej popularne to rozmowa telefoniczna w miejscu publicznym, podczas której słyszymy nazwiska, nazwy firm i informacje o charakterze poufnym. Nie dość, że taka rozmowa przeszkadza innym, to może przysporzyć nam dużo kłopotów. Pamiętajmy więc, by tego typu rozmowy przeprowadzać w ustronnych miejscach.
Kolejna gafa, również dotycząca rozmów w miejscach publicznych, to zbyt głośna konwersacja. Będąc w restauracji, pociągu, autobusie, czy jakimkolwiek innym miejscu publicznym, pamiętajmy że nasza rozmowa przeszkadza innym.
Rozmawiając przez telefon, często nie zdajemy sobie sprawy z tego jak głośno mówimy, więc miejmy to na uwadze. Najlepiej w takich sytuacjach w ogóle nie rozmawiać przez telefon, jeśli jednak musimy to starajmy się mówić tak, by słyszała nas tylko osoba, z którą rozmawiamy.
Pamiętajmy również o tym, że nikogo nie interesuje co robimy na telefonie. Jeśli prowadzimy z kimś rozmowę wideo, oglądamy filmiki, czy słuchamy muzyki - korzystajmy ze słuchawek. Naprawdę nikt nie chce słuchać dźwięków, dobiegających z czyjegoś telefonu.
Jedzenie przy telefonie
Jednym z bardziej oczywistych faux pas jest jedzenie w trakcie rozmowy telefonicznej. Wszelkie odgłosy typu przełykanie, chrupanie, picie, powinny zostać wyeliminowanie. Dotyczy to wszystkich innych nieodpowiednich dźwięków, takich jak wycieranie nosa, żucie gumy, sapanie, czy oczywiście spuszczanie wody w toalecie.
Telefon w restauracji
Generalnie w restauracji rozmawianie przez telefon nie jest mile widziane. Nie róbmy tego przy stoliku, a już w szczególności w towarzystwie innych osób. Jeśli naprawdę musimy zadzwonić to odejdźmy od stolika i przejdźmy w bardziej ustronne miejsce, by tam wykonać połączenie.
Darujmy sobie również kładzenie telefonu na stoliku w kawiarni, restauracji, czy u kogoś w domu. Jest to niegrzeczne, komunikaty, pojawiające się na ekranie telefonu będą nas dekoncentrować, a obrócenie telefonu ekranem do stołu, może być odebrane jako chwalenie się konkretną marką czy modelem.
Siedząc przy stole skupmy się na rozmówcach - jeśli czekamy na pilny telefon to usłyszymy, że ktoś do nas dzwoni, nawet jeśli telefon będzie schowany w kieszeni, czy torebce. Oczywiście, sytuacja jest nieco inna, gdy przy stole w kawiarni czy restauracji jesteśmy sami i pracujemy.
Na koniec jedna uniwersalna rada: prawdziwą kulturę i klasę pokazujemy szczególnie wtedy, kiedy jesteśmy grzeczni wobec wszystkich, którzy do nas dzwonią, a nie tylko wobec tych, od których jesteśmy zależni. Odbierajmy więc zawsze miłym tonem i nie dajmy odczuć rozmówcy, że jesteśmy zniecierpliwieni, czy zdenerwowani.
4 odpowiedzi
Osoba mi bliska bardzo często w trakcie telefonowania do mnie przy okazji posila się dzwoniąc łyżeczką w kubku , stukając sztućcami o talerz … Bardzo mnie to irytuje proszę mi podpowiedzieć jak mam grzecznie zareagować.
Pozdrawiam.
Dzień dobry. Mam takie pytanie: Jak powinna zachować się osoba która poinformowała osobę z którą rozmawiała telefonicznie że nie może teraz rozmawiać. Osoba ta miała zadzwonić do tej osoby ale z powodu ważnych spraw niestety do telefonu nie doszło. Wysłana została tylko wiadomość z przeprosinami za brak rozmowy. Czy osoba która nie mogła rozmawiać może zadzwonić jako pierwsza.
Myli się Sz.Pani nie do godz.22 proszę sprawdzić zanim da pani artykuł do druku.
Dzwoni do mnie firma windykacyjna. Nigdy na początku rozmowy nie przedstawiają się z nazwy firmy a jedynie imieniem i nazwiskiem oraz informują, że rozmowa jest rejestrowana. Uważam, że mam prawo nie życzyć sobie rejestrowania rozmowy dopóki nie wiem z kim rozmawiam. Poza tym ta firma ma zwyczaj dzwonić nawet o godzinie 7 rano i tak się stało dzisiaj. Przyznam, że zareagowałam trochę nie koniecznie elegancko, ale ci państwo również nie mają moim zdaniem prawa dzwonić o tak wczesnej godzinie, tym bardziej, że nie było to pierwszy raz.